Ich wurde vor kurzem in einem Gespräch gefragt, ob das Führen von Mitarbeitergesprächen delegiert werden darf bzw. soll, um mehr Freiraum für andere Aufgaben zu schaffen und gleichzeitig die Konfrontation mit einem schwierigen Mitarbeiter zu vermeiden.
Meine Antwort auf diese Frage ist ganz klar:
Mitarbeitergespräche gehören zu den nicht delegierbaren Aufgaben. Insbesondere, wenn es sich um kritische Gesprächsthemen handelt, liegen diese im Verantwortungsbereich der Führungskraft.
Dagegen dürfen und sollten folgende Aufgaben delegiert werden, um für Entlastung im Führungsalltag zu sorgen:
- Routineaufgaben und unwichtigere Aufgaben
- Aufgaben, für deren Erledigung die Mitarbeiter besser qualifiziert sind als die Führungskraft selbst und
- Aufgaben, mit deren Hilfe die Mitarbeiter ihre Kenntnisse und Fähigkeiten erweitern können.
Einige der Vorteile einer erfolgreichen Delegation sind:
- Verteilung der Arbeitsbelastung: Indem Führungskräfte Aufgaben an qualifizierte Teammitglieder delegieren, können sie die Arbeitsbelastung aufteilen. Dies führt dazu, dass nicht alle Aufgaben allein von der Führungskraft bewältigt werden müssen, was zu einer Reduktion des individuellen Arbeitspensums führt. Dadurch wird die Gefahr der Überlastung/des Burnouts reduziert, da die Verantwortung auf mehrere Personen verteilt wird.
- Fokus auf primäre Führungsaufgaben: Durch Delegation alltäglicher oder routinemäßiger Aufgaben können Führungskräfte mehr Zeit und Energie auf strategische und übergeordnete Führungsaufgaben verwenden. Dies ermöglicht eine bessere Ausrichtung auf die langfristigen Ziele und Visionen des Unternehmens.
- Effizienzsteigerung: Wenn Führungskräfte Aufgaben an Teammitglieder delegieren, die über die entsprechenden Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, können diese Aufgaben oft schneller und effizienter erledigt werden. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden und den Arbeitsfluss zu verbessern.
- Zeit für persönliche Entwicklung: Delegation ermöglicht es Führungskräften, Zeit für ihre eigene berufliche und persönliche Weiterentwicklung zu reservieren. Sie können sich weiterbilden, neue Fähigkeiten erlernen oder sich auf Aspekte ihrer Karriere konzentrieren, die sie vorantreiben möchten.
- Vermeidung von Mikromanagement: Delegation kann das Bedürfnis nach übermäßigem Mikromanagement reduzieren und gibt Führungskräften Raum, sich auf wichtige Führungsangelegenheiten zu konzentrieren.
- Vielfalt der Perspektiven: Verschiedene Teammitglieder bringen unterschiedliche Sichtweisen und Ideen mit. Durch Delegation erhalten die Führungskräfte Zugang zu einer breiteren Palette von Ideen und Lösungsansätzen.
- Förderung der Teamentwicklung: Wenn Führungskräfte Aufgaben delegieren, fördert dies die Entwicklung der Teammitglieder. Diese gewinnen an Vertrauen, Selbstständigkeit und Fachwissen, was langfristig zur Entlastung der Führungskraft beiträgt, da die Mitarbeiter in der Lage sind, immer komplexere Aufgaben zu übernehmen.
- Stärkung der Teambindung: Die Delegation von Verantwortlichkeiten zeigt den Teammitgliedern, dass sie geschätzt und respektiert werden. Dies fördert ein Gefühl der Zugehörigkeit und stärkt die Bindung zum Team, was wiederum die Motivation verbessert.
Für viele Führungskräfte bedeutet Delegation jedoch gleichzeitig auch Abgabe der Macht und mehr Risiken. Zu den häufigsten Gründen, warum das Delegieren nicht gelingt, gehören:
- Schuldgefühle, andere mit “eigenen” Aufgaben beauftragen zu müssen.
- Unsicherheit, welches Teammitglied für die Erfüllung der Aufgabe ausreichend qualifiziert ist.
- Bedürfnis, sich als Chef:in wichtig zu fühlen und alles im eigenen Machtbereich behalten zu wollen.
- Befürchtung, dass es länger dauert, die Aufgabe zu erklären, als sie selbst zu erledigen.
- Wunsch, höchstpersönlich an allen spannenden Aufgaben mitzuarbeiten.
Als Führungskraft darfst Du erkennen, dass Du dauerhaft nicht alles selbst machen kannst. Deine Ressourcen (sowohl zeitlich als auch energiemäßig) sind begrenzt. Durch Abgabe von bestimmten Tätigkeiten schaffst Du Raum für die Dinge, die Dir wirklich und uneingeschränkt Freude machen und bei denen Du Deine Fähigkeiten am besten einsetzen kannst.
Darüber hinaus bekommen Deine Mitarbeiter die Chance, die Aufgaben zu übernehmen, für die wiederum sie am besten geeignet sind. Insbesondere, wenn Du selbständig tätig bist, geht es vor allem darum, Deine Kernkompetenzen einzusetzen. Das kannst Du jedoch nicht tun, wenn Du damit beschäftigt bist, in Deinem Unternehmen alles selbst machen zu wollen und Dich z.B. immer wieder mit Routineaufgaben oder unwichtigen Aufgaben aufhältst, die Du genauso gut an Deine Mitarbeiter abgeben könntest. Als Unternehmer bzw. Unternehmerin darfst Du die Koordination übernehmen, die Richtung weisen und Deine Visionen mit der Welt teilen. Dafür brauchst Du Freiraum, den Du durch die richtigen Menschen in Deinem Team und gekonnte Delegation bzw. Outsourcing erreichst.
Smarte Delegation von Aufgaben trägt folglich dazu bei, die Arbeitslast der Führungskraft zu reduzieren, ermöglicht eine bessere Ressourcenverteilung und schafft Raum für Wachstum und Entwicklung, sowohl auf individueller als auch auf teamübergreifender Ebene.
